インストール型かクラウド型か、オンプレミス型か？自社に適した形態、機能を搭載した会計ソフトを選ぼう♪
小中規模事業者にはインストール型/クラウド型の会計ソフトが適している
会計ソフトは、経理業務の効率を大幅にUPさせることのできる便利なツール。
一口に会計ソフトといっても、オンプレミス型(サーバーインストール型)、インストール型、クラウド型の形態があり、個人事業レベルの事業者に適した製品、大企業に適した製品が存在します。
従業員数が数千人レベルになってくると、さすがに市販の会計ソフトや業務ソフトでは追いつかず、SAPやオラクル等のERP製品を自社用にカスタマイズして導入する形になってくるでしょう。(ERPは従来は自社でサーバーを保有しインストールして利用するオンプレミス型が主流でしたが、現在はSaaS型(クラウド型)が主流になってきています)
ですが、そういった専用システムは大きなコストがかかりますし、大企業自体ほんの一握りの存在です。
数多くの小中規模事業者は、自社専用の会計システムを導入するといった選択は資金的に難しいのが現実でしょう。
そういった小中規模事業者におすすめなのが、インストール型及びクラウド型の会計ソフト。
インストール型の会計ソフトの特徴
インストール型の会計ソフトは、PCにソフトウェアをインストールすることによって利用します。
インターネット環境などの外部要因に左右されないので、システムの安定性の高さ、レスポンスの速さが特徴。
導入コストは個人事業主用の青色申告ソフトであれば10,000円前後、資本金1億円以下の法人で従業人が数十人レベルであれば弥生シリーズやソリマチ会計王、ミロクのかんたん！法人会計などの100,000円以下の製品で対応できるでしょう。
法令改正等のバージョンアップの際には、最新バージョンへの更新料金が別途発生します。
クラウド型の会計ソフトの特徴
クラウド型の会計ソフトはブラウザ上で運用するので、インターネット環境があればどこでも利用可能です。
場所を問わず利用できる利便性の高さと、金融機関データ等の自動取得＆自動仕訳機能によって、経理業務を大きく効率化させてくれる機能が豊富な点が特徴。
初期費用も不要ですし、利用料金も個人事業主で月額1,000円～2,000円前後、法人でも月額2,000円～5,000円前後のランニングコストで収まります。
バージョンアップも自動で行われるので、常に最新の法令に対応した状態で利用できる点もポイント。
参考：クラウド会計ソフトとは？
経理初心者向けの補助機能が充実
インストール型の会計ソフトもクラウド型の会計ソフトも、近年経理初心者向けの補助機能が拡充されています。
簿記の知識がなくても仕訳が作成可能な機能や、感覚的に操作可能なインターフェイスが搭載されているので、経理のプロフェッショナルでなくても運用可能です。
以下、実際にどの会計ソフトを選べばよいのか、会計ソフトを選ぶ際のポイントについて解説していきます。
自社に必要な機能が搭載されているか
会計ソフトを選ぶにあたって、自社に必要な機能が搭載されているかどうかは最も大切なポイントです。
個人事業主であれば消費税の申告機能、法人であれば部門別管理機能の有無などは、経理の運用に大きく影響してきます。
また、会計ソフトには複数の製品グレードや料金プランが設定されています。
どの製品グレードや料金プランを選ぶかによって使える機能が異なってくるので、捻出可能なコストの条件を満たした上で必要な機能が提供されているかどうか、事前にしっかりと確かめましょう。
自社に必要な機能が明確でない場合は、プラン変更するだけで使える機能を柔軟に選択可能なクラウド型の会計ソフトを選ぶのがよいでしょう。
経理担当者の経験・スキルに適しているか
実際に会計ソフトを運用していくのは経理担当者です。その経理担当者がどういった経験やスキルをもっているかで、会計ソフトの選び方はかわってきます。
経理業務の経験が豊富な人であれば、プロフェッショナル向けの機能が充実している会計ソフトがよいでしょう。
経理業務の経験があまりない人、社長が自分で経理までこなすケースであれば、簿記の知識がなくても仕訳登録ができる機能等が充実したソフトがよいでしょう。
また、会計ソフトは長い期間使い続けていくものですので、インターフェイスの見た目や操作感がしっくりくる等の要素も大切です。
社内のPC等のハードウェアに適しているか
会計ソフトは基本的にはPCにて運用します。社内でどういった種類のPCを利用しているかでも、会計ソフトの選び方はかわってきます。
インストール型の会計ソフトは、基本的にWindows OSのみの対応です。
社内のPCがMac OSであれば、Mac OS専用に開発された会計ソフトを利用するか、クラウド型の会計ソフトを利用するという選択になるでしょう。
社員にスマートフォンを貸与しているのであれば、外出先から経理申請できる等の機能が搭載されたスマートフォン用アプリを提供しているサービスがおすすめです。
無料お試し期間のあるソフトを選ぼう
会計ソフトを導入する際は経理の環境を整えるために、様々な手間と時間がかかります。
ようやく経理環境が整ったと思ったら自社に必要な機能が搭載されていなかった・・・なんてことが起こらないためにも、導入する前に自社に合ったソフトなのかをしっかりと確かめる必要があります。
事前に仕様を確認するためには、実際にソフトを使ってみるのが一番ですので、無料お試し期間が用意されている会計ソフトを選ぶのがよいでしょう。
サポートはチャット対応があるものがおすすめ
会計ソフトを運用していくにあたって、サポート体制は重要です。
確定申告の締め切り間際で意味不明のエラーが頻発、1年近くずっと間違った使い方をしていて修正に膨大な手間が発生、そういったリスクを避けるためにも、わからないことがあったら気軽に相談できるようなサポート体制がある会計ソフトを選ぶのがよいでしょう。
メールは返信までにやや時間がかかりますし、電話サポートは上位プランのみ提供というケースが多いので、チャットサポートを提供している会計ソフトがおすすめです。
これから導入するならばクラウド型の会計ソフトがおすすめ
インストール型のソフトも安定性等の面でメリットも多いのですが、小中規模事業者が今から新規に導入するならば、クラウド型の会計ソフトをおすすめします。
クラウド会計大手のサービスとしては『やよいオンライン』『freee』『マネーフォワードクラウド会計/確定申告』が挙げられます。(※MM総研発表の2024年3月末時点での個人事業主を対象にした調査でも上記3社が事業者シェアTOP3です)
3社とも資本のしっかりした会社ですし、改善やアップデートが日々行われているので、この3サービスのどれかを選んでおけば間違いはないでしょう。
上記の3サービス以外にも多くのクラウド会計ソフトが提供されているので、当サイトの主要クラウド会計ソフトの比較まとめ記事や各ソフトの個別記事等を参考にしてみてください。
多くのサービスで無料お試し期間が設定されているので、いくつか候補をピックアップし、実際にサービスの使い勝手を体感してから運用をスタートするのがよいでしょう。